Diritto di voto nella nomina direttore dei lavori

Salve ,
ieri ho partecipato ad una assemblea per la nomina del direttore dei lavori di ristrutturazione dell'edificio dove abito.
All'assemblea erano presenti  9 persone di cui 4 con una delega.
Dopo aver veirificato i millesimi per l'apertura si è passati all'apertura delle proposte.
Sono stati richiesti i voti delle sole persone fisicamente presenti e non anche quelli dei deleganti.
Alla fine è stato accettata una proposta che ha avuto 4 voti a discapito di un'altra che ne ha avuto 3; peccato che se si fosse tenuto conto anche del voto dei deleganti o del computo dei millesimi dei soli presenti l'esito sarebbe stato diverso.
È corretto questo tipo di approccio o la seduta può essere invalidata?
La ringrazio in anticipo per la disponibilità,
Saluti 
Maurizio